Meeting & Event Coordinator

Quality Airport Hotel Værnes tilbyr 223 hotellrom, restaurant og bar samt en topp moderne og fleksibel møte- og konferansearena med fantastiske muligheter for banketter og events. 

Vi har skyhøye ambisjoner for hotellet fremover og søker flere lidenskapelige og offensive servicehelter som ønsker å være med på forsterke hotellets posisjon i det nasjonale, regionale og lokale hotellmarkedet.

Akkurat nå leter vi etter en supermotivert Meeting & Event Coordinator i 100% stilling.

Som Meeting & Event Coordinator (MEC) inngår du i bedriftens salgsteam og tar hånd om forespørsler og henvendelser i forbindelse med møter, konferanser og arrangementer. 

Noen av oppgavene som inngår i stillingen:

Prissette og utarbeide tilbud samt følge opp disse.

Registrere solgte møter, konferanser og arrangementer i hotellets PMS system med relevant og korrekt informasjon.

Oppdatere og vedlikeholde hotellets digitale salgsstøttesystemer.

Innhenting og registrering av informasjon for kommende arrangementer.

Følge opp arrangør på definerte frister for reduksjoner i antall deltakere, avbestillinger mv.

Forestå mersalg av pausemat, oppsalg av festmenyer og drikkepakker mv.

Detaljplanlegge gjennomføring av møter, konferanser og arrangementer herunder utarbeide planer for møblering, tidspunkter for bespisning i samarbeid med lederne for driftsavdelingene.

Ta imot arrangører og ønske dem velkommen.

Være bindeledd mellom arrangøren og hotellets driftsavdelinger.

Bistå konferanseteamet under gjennomføring ved behov og etter nærmere avtale.

Forestå utfakturering av gjennomførte møter, konferanser og arrangementer.

Gjennomføre visninger på hotellet for potensielle arrangører.

Foreta ettersamtaler med arrangører for å evaluere gjennomføring og oppnå gjensalg.

Noen viktige kvalifikasjoner:

For å kunne fylle stillingen må du dele våre kjerneverdier; energi, mot og begeistring samt være utadvendt, systematisk, selgende, kreativ og løsningsorientert. 

Du må kunne håndtere krevende situasjoner, ha høy terskel for stress og klare å holde flere baller i luften samtidig.  Du må være fleksibel og kunne arbeide ettermiddag, kveld og helg dersom arrangementets art og kompleksitet tilsier at dette er nødvendig. Du må være selvgående, men samtidig en god lagspiller. Du må klare å sette gjestene først og alltid være villig til å gå litt lengre for å skape magiske gjesteopplevelser. Du må være nøyaktig i forhold til registrering samt god på planlegging og logistikk slik at du til enhver tid kan utnytte hotellets tilgjengelige møteromskapasitet på en optimal måte.

Du må ha gode digitale ferdigheter herunder god kjennskap til bruk av standard digitale verktøy som Microsoft Office (word, excel, powerpoint), digitale verktøy for tilbudshåndtering (SuperOffice, Proposales), Google Tools (Docs, sheets etc) samt god kjennskap til bruk av ulike plattformer for digitale møter så som Zoom, Teams, Skype, Meet mv.)

Samtaler med interessante kandidater vil bli gjennomført fortløpende.

Lønn og tiltredelse etter avtale.